Een trainingsruimte kan op papier alles hebben wat nodig is: voldoende zitplaatsen, een scherm, goede verlichting en een rustige omgeving. Toch kan een training alsnog vastlopen als de internetverbinding niet aansluit op de werkvormen. Deelnemers openen digitale opdrachten, werken samen in online documenten of loggen in op een leeromgeving. Misschien sluit een collega op afstand aan via video. Dan zegt de mededeling dat er ‘wifi aanwezig’ is nog weinig.
Bij een tijdelijke locatie is het daarom verstandig om vooraf te bepalen hoeveel apparaten online gaan, wat deelnemers ermee doen en welke onderdelen van het programma zonder internet niet uitvoerbaar zijn. Dat geeft een veel realistischer beeld van wat de verbinding moet kunnen dan alleen een snelheidstest vlak voor aanvang.
Tel apparaten in plaats van alleen deelnemers
De groepsgrootte is een logische eerste indicatie, maar vertelt niet hoeveel verbindingen er daadwerkelijk worden gebruikt. Acht deelnemers kunnen acht laptops meenemen, terwijl telefoons ondertussen eveneens met het netwerk verbonden blijven. Daar komen mogelijk een laptop van de trainer, een presentatiesysteem of andere netwerkapparatuur bij.
Ook het soort gebruik maakt verschil. Een digitale reader openen vraagt iets anders van de verbinding dan meerdere deelnemers die gelijktijdig video bekijken of grote bestanden uploaden. Bij een hybride training komt daar een continue videostream bij. Vooral de uploadverbinding krijgt dan een duidelijke functie, omdat beeld en geluid vanuit de trainingsruimte naar deelnemers op afstand moeten worden verzonden.
Voor een tijdelijke bedrijfslocatie waar geen geschikte vaste aansluiting beschikbaar is, kan een mobiele zakelijke verbinding een optie zijn. 5G Internet voor bedrijven van Odido gebruikt daarvoor het mobiele 5G-netwerk. Odido positioneert de dienst onder meer voor flexibele en tijdelijke locaties. Bij de reguliere variant wordt een 5G-simkaart geleverd en kan een binnenmodem worden gebruikt. 5G Internet Pro werkt met een buitenmodem dat door een monteur aan het bedrijfspand wordt geplaatst, samen met een wifipunt binnen. De reguliere variant biedt snelheden tot 300 Mbit/s download en 30 Mbit/s upload; bij Pro is dat tot 500 Mbit/s en 50 Mbit/s. De werkelijke snelheid kan per adres verschillen door onder meer de afstand tot de zendmast en de beschikbare capaciteit.
Voor een trainingslocatie is vooral het aantal gelijktijdige verbindingen relevant. Odido geeft voor 5G Internet maximaal tien personen of verbonden apparaten tegelijk aan. Bij 5G Internet Pro ligt dat maximum op twintig. Het precieze aantal dat in de praktijk goed kan werken, hangt volgens Odido ook af van de haalbare snelheid op de locatie en de toepassingen die worden gebruikt. Een groep deelnemers die allemaal meerdere apparaten verbindt, moet daar dus anders naar kijken dan een trainer die met enkele laptops werkt. Meerdere modems naast elkaar zetten is bovendien geen manier om extra capaciteit op dezelfde locatie te creëren, omdat ze dezelfde beschikbare capaciteit van de zendmast gebruiken.
De werkvorm bepaalt hoe zwaar het netwerk wordt belast
Niet iedere training hoeft voortdurend online te zijn. Bij een klassikale uitleg met een lokaal opgeslagen presentatie is internet vooral ondersteunend. Een workshop waarin deelnemers tegelijk een online tool gebruiken, bestanden delen en opdrachten in de cloud opslaan, maakt de verbinding onderdeel van de werkvorm zelf.
Dat verschil hoort al bij de voorbereiding van het programma. BVEkennis beschrijft verschillende werkvormen voor trainers en opleiders, variërend van individuele opdrachten tot vormen waarbij deelnemers actief samenwerken. Zodra voor zo’n werkvorm digitale hulpmiddelen nodig zijn, moet ook worden gecontroleerd of de locatie het gelijktijdige gebruik daarvan aankan.
Het kan daarom nuttig zijn om digitale activiteiten bewust over een trainingsdag te verdelen. Als twintig apparaten precies op hetzelfde moment een groot bestand moeten downloaden, ontstaat een andere belasting dan wanneer het materiaal vooraf beschikbaar is gemaakt. Dat betekent niet dat een programma rond een beperkte verbinding moet worden gebouwd, maar wel dat technische randvoorwaarden onderdeel zijn van een realistische lesvoorbereiding.
Een snelle internetlijn betekent nog geen goede wifi
Internet en wifi worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt. Toch gaat het om verschillende delen van de verbinding. De internetverbinding brengt de locatie online; het lokale netwerk zorgt ervoor dat laptops en andere apparaten die verbinding kunnen gebruiken. Een snelle aansluiting kan daardoor alsnog een matige gebruikerservaring geven wanneer het draadloze signaal bepaalde delen van het lokaal slecht bereikt.
Muren, verdiepingen, de positie van een accesspoint en het aantal gelijktijdig verbonden apparaten kunnen allemaal invloed hebben op de lokale wifi. Werkt een laptop via een kabel probleemloos terwijl deelnemers achter in de ruimte regelmatig de draadloze verbinding verliezen, dan hoeft meer internetsnelheid dus niets op te lossen.
Op locaties van onderwijsinstellingen kan al een professioneel draadloos netwerk aanwezig zijn. Aangesloten instellingen kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van eduroam van Kennisnet, waarmee leerlingen, studenten, medewerkers en bezoekers van deelnemende onderwijsinstellingen op aangesloten locaties toegang kunnen krijgen tot draadloos internet. Bij een commerciële vergader- of trainingslocatie mag je er niet vanuit gaan dat zo’n voorziening aanwezig is. Vraag daarom vooraf hoe gasttoegang wordt geregeld en welke beperkingen daarvoor gelden.
Test wat tijdens de training daadwerkelijk moet werken
Een snelheidstest geeft een momentopname, maar is niet hetzelfde als een praktijktest. Open vooraf de digitale leeromgeving die tijdens de training wordt gebruikt. Start een videogesprek als hybride deelname onderdeel van het programma is. Upload een bestand, controleer het presentatiesysteem en test de verbinding vanaf de plekken waar deelnemers daadwerkelijk zitten.
Let daarbij ook op het tijdstip. Een mobiele verbinding deelt beschikbare netwerkcapaciteit met andere gebruikers in de omgeving, terwijl een lokaal gastnetwerk op een drukke locatie op bepaalde momenten eveneens zwaarder belast kan worden. Een test in een leeg gebouw aan het begin van de ochtend hoeft daarom niet exact dezelfde ervaring op te leveren als een training later op de dag.
Zorg dat een internetprobleem niet meteen de training stopt
Ook een goed voorbereide verbinding kan een storing krijgen. Bepaal daarom welke onderdelen van het programma echt afhankelijk zijn van internet. Een presentatie kan lokaal op de laptop staan, belangrijke documenten kunnen vooraf beschikbaar zijn en voor een korte opdracht kan soms een offline alternatief worden voorbereid.
Dat is iets anders dan voor iedere digitale werkvorm een volledig tweede programma maken. Het gaat vooral om de onderdelen waarbij een storing anders onmiddellijk tot stilstand leidt. Als deelnemers twintig minuten zelfstandig met materiaal kunnen werken terwijl een verbinding wordt hersteld, is een technisch probleem veel minder ontwrichtend dan wanneer alle lesinhoud uitsluitend via één online omgeving bereikbaar is.
De beste internetoplossing voor een tijdelijke trainingslocatie volgt daarmee uit de training zelf. Het aantal verbonden apparaten, de gebruikte werkvormen, de beschikbare infrastructuur en de dekking op het adres bepalen samen wat nodig is. Wie die punten vooraf controleert, voorkomt dat de kwaliteit van een zorgvuldig voorbereide training uiteindelijk afhankelijk blijkt van een wifi wachtwoord en goede hoop.